8 Beispiele für Automatisierung durch Digitalisierung im Betrieb

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Auch in 2019 liegt Deutschland beim Thema Digitalisierung im Vergleich mit dem Ausland immer noch im Mittelfeld.

Falls Sie zu den Unternehmen gehören, die dem Thema Automatisierung durch Digitalisierung zwar offen gegenüberstehen, aber im Alltag nicht so recht wissen, wo und wie sie am besten beginnen sollen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel 8 Beispiele vor für Prozesse, die sich in den meisten Unternehmen vergleichsweise schnell und einfach automatisieren lassen.

1. Automatisierte Recherche / Überwachung von Informationen

Mithilfe des Google Service Alerts ist es Ihnen möglich, sich automatisch per E-Mail informieren zu lassen, sobald eine neue Webseite oder Nachricht aus einem von Ihnen gewählten Interessensgebiet veröffentlicht wurde. Die Filter, die Sie hierzu wählen können, können bestimmte Keywords (Suchanfrageworte bei Suchmaschinen), Industrien, Konkurrenten oder auch Ihren eigenen Unternehmensnamen umfassen.

Alle Informationen und die Anmeldung zum Dienst finden Sie unter: 
https://www.google.de/alerts

2. Die Nutzung von E-Mail Signaturen

Eine Signatur am Ende Ihrer E-Mails erspart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie normalerweise darauf verwenden würden, um Ihre Titel-, Impressums- und Kontaktinformationen in jeder einzelnen versendeten E-Mail manuell abzutippen. Vor der DS-GVO wurde die E-Mail Signatur auch häufig verwendet, um auf bestimmte Produkte, Services oder z.B. Zufriedenheitsbefragungen aufmerksam zu machen, allerdings fällt dieses Vorgehen i.d.R. in die Kategorie der „unzulässigen Werbung“, weswegen ihr Einsatz wohl überlegt und juristisch geprüft sein will.

3. Prozessautomatisierung mit Online-Formularen

Prozessautomatisierung-mit-Online-Formularen

Mithilfe von Online- bzw. Webformularen ist es Ihnen (je nach Branche) möglich, weite Teile des Marketings zur Interessentengewinnung, sowie der eigentlichen Auftragsabwicklung in Folge eines Kaufs oder auch Zufriedenheitsumfragen vollständig zu automatisieren.

So kann man z.B. bereits bei einer Interessentenanfrage Felder abfragen, die es dem Vertrieb anschließend erleichtern, die Anfragen nach Bedarf und Dringlichkeit zu priorisieren.

Dabei können Sie auf Lösungen von Drittanbietern, wie z.B. den Google Forms, Microsoft Forms, Formtastic (deutscher Anbieter) oder Wufoo, zurückgreifen, wobei jene Lösungen, bei denen die Daten innerhalb Ihrer eigenen IT-Struktur aufgenommen und verarbeitet werden, den Drittanbietern aus Gründen des Datenschutzes vorzuziehen sind.

4. Die Online-Terminvereinbarung

Wer kennt das nicht: 
Sie kontaktieren einen Geschäftspartner, um einen gemeinsamen Termin zu finden, erreichen aber nur seinen Anrufbeantworter, auf dem Sie zwei Terminvorschläge hinterlassen. Da Ihr Partner Sie bei seinem Rückrufversuch nicht erreicht, schickt er Ihnen eine E-Mail mit der Information, dass Ihre Vorschläge leider nicht passen.

Nicht selten führt dieses „Termin-Ping-Pong“ dazu, dass Sie und auch Ihr Partner unheimlich viel vergeudete Zeit und Nerven aufwenden müssen, um endlich einen geeigneten Termin zu finden. Hier kommen Online-Terminvereinbarungs-Tools zum Zuge.

Mithilfe einer Online-Terminvereinbarung können Ihre Geschäftspartner Termine mit Ihnen (innerhalb von Ihnen vorgegebenen Slots) rund um die Uhr buchen, ohne dass Sie mit Ihnen persönlich gesprochen haben müssen. Bucht ein Kontakt einen Termin, werden Sie unmittelbar darüber benachrichtigt und (je nach Ausstattung Ihrer Software) der Termin auch gleich mit Ihrem bestehenden Kalender in Outlook, Google-Calendar etc. synchronisiert.

Hierzu gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Drittanbietern, wie z.B. eTermin,  Microsoft Bookings, (in Office 365 enthalten) etc.

Legen Sie bei der Wahl der richtigen Tools großen Wert darauf, dass die Terminvereinbarung datenschutzkonform erfolgt und alle wichtigen Anforderungen innerhalb Ihres Unternehmens gedeckt sind.

5. E-Mail Marketing mit Follow-Up- & Newsletter-Mailings

Bunte E-Mails mit Bildchen im Prospektformat sind wahrscheinlich das Erste, was den meisten Menschen unter dem Stichwort "E-Mail-Marketing" in den Kopf schießt.

Das entspricht allerdings nur einer kleinen Teildisziplin im E-Mail Marketing, und ist sicher nicht der Grund dafür, dass dem E-Mail Marketing ein höherer Return on Invest als den klassischen Medien, wie z.B. TV, Radio oder Printwerbung, nachgesagt wird.

Automation durch E-Mail-Marketing

Während es sich bei Newsletter-Mailings um E-Mails handelt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine bestimmte Zielgruppe versendet werden, handelt es sich bei den sogenannten Follow-Up-Mails um E-Mail-Serien, die nach einer bestimmten Useraktivität gestartet werden.

Beispiele für E-Mail-Serien zur Automatisierung im Betrieb:

  • Terminerinnerungen in Folge von manuellen oder wie im o.g. Beispiel automatischen Terminvereinbarung zur Steigerung des Kundenservices und der Reduzierung von Terminausfällen.
  • Die automatische Einarbeitung neuer Mitarbeiter, in dem Sie einen Mitarbeiter infolge einer festgelegten E-Mail Serie über die wichtigsten Prozesse und unternehmensspezifischen Informationen einarbeiten.
  • Interessentengewinnung mithilfe von E-Mail-Kursen o.ä. hochwertigen Inhalten.
    In diesem Beispiel nutzen Sie Follow-Up E-Mails, um Ihrem Kontakt zu fest definierten Zeitpunkten für sie relevante, wertvolle Informationen zukommen lassen.
    Die Folge? Ein gänzlich kalter Kontakt, der Ihr Unternehmen noch gar nicht kannte, hat die Möglichkeit, Sie ungezwungen (und automatisiert) kennenzulernen, was sein Vertrauen in Sie und Ihr Produkt steigern kann und ggf. auch direkt zum Kauf animiert. 
  • Geburtstagsmails oder -SMS an Ihre Kunden oder Partner können hilfreich sein, um eine langfristig stabile Beziehung mit einem Kontakt zu fördern.

Zusammengefasst lässt sich festhalten, das E-Mail Marketing nahezu überall dort erfolgversprechend ist, wo es einen wiederkehrenden, manuellen Vorgang gibt, der sich inhaltlich kaum verändert aber Mitarbeiterressourcen an sich bindet.

6. Bloginhalte und Social Media Content automatisiert veröffentlichen

Content automatisiert ausliefern

Die gängigsten Blogsysteme, wie z.B. WordPress, aber auch viele soziale Netzwerke, wie z.B. Facebook, ermöglichen es Ihnen, Ihre Postings einzupflegen und kalendarisch zu timen.

Das ist besonders hilfreich, da es für eine erfolgreiche Content-Marketing Strategie absolut notwendig ist, seine verschiedenen Kanäle regelmäßig zu bespielen, damit die eigene Sichtbarkeit und ein reger Besucherstrom erhalten bleiben. 

Als Option können Sie solche zeitgesteuerten Postings im jeweiligen System einzeln anlegen, oder (für soziale Netzwerke) direkt auf eine Gesamtlösung, wie z.B. Hootsuite setzen, um Ihre Inhalte von einem Ort aus zeitversetzt über Facebook, LinkedIn, Twitter und Co. zu veröffentlichen. 
Mögliche Alternativen zu Hootsuite finden Sie unter folgendem Link.

7. Das Erstellen von Sicherungen/Back-Ups Ihrer IT-Systeme

Im Zeitalter von Verschlüsselungstrojanern wie WannaCry, Emotet und NotPetya, kommt der Erstellung von Sicherungskopien eine immer gewichtigere Rolle zu, um die Beständigkeit der eigenen Daten im Unternehmen gewährleisten zu können.

Hier bietet es sich u.U. an, diese langweilige aber wichtige Aufgabe zu automatisieren, so dass z.B. täglich oder wöchentlich automatisch erstellte Back-Ups gleich automatisiert in einem Cloud-basierten System gesichert werden. Aufgrund der Vielzahl an Systemen, Datenarten und Anwendungsfällen können wir hierzu leider keine allgemeine Empfehlung aussprechen.

8. Automatische Tracking-Reportings Ihrer Webseite

Sowohl Google Analytics, als auch die weitverbreitete Open-Source-Alternative Matomo, bieten ihren Nutzern die Möglichkeit der automatisierten Erstellung von Reportings.

Anstatt also Ihre wertvolle Zeit darauf zu verschwenden das jeweilige Tool mit den relevanten Kennziffern regelmäßig aufzurufen, lassen Sie sich alle für Sie relevanten Kennzahlen einfach in festgelegten Zeitabständen direkt in Ihren Posteingang liefern:

Automatisierte Reportings mit Matomo

Automatisierte Reportings mit Google Analytics

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Matand Kaumba

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