Richtige Abwesenheitsnotiz bei urlaubsbedingter Abwesenheit (inkl. Vorlage)

richtige-Abwesenheitsnotiz

Datum: 30.07.2019

Freitagabend, 17.00 Uhr in irgendeinem Büro irgendwo in Deutschland. Schnell noch die Abwesenheitsnotiz im E-Mailsystem einstellen und dann geht’s 14 Tage in den wohlverdienten Urlaub.
Wer kennt diese Situation nicht?! Die Abwesenheitsnotiz - eine automatisierte E-Mailantwort, die den Absender einer E-Mail darüber informieren soll, dass der gewünschte Empfänger nicht verfügbar ist - ist in den allermeisten Unternehmen Standard.
So weit, so gut, aber:

1. Was hat die Abwesenheitsnotiz mit Datenschutz zu tun?

Stellen Sie sich vor, Sie verabschieden sich für zwei Wochen in den Fernurlaub. Während Sie am Starnd die Sonnenstrahlen genießen, herrscht in Ihrem Büro leichtes Chaos ob der Anfrage eines Kunde.
Der Grund: Informationen aus dem E-Mailverkehr mit Ihnen und einem Großkunden werden in Ihrem E-Mailpostfach vermutet, auf das nur Sie Zugriff haben. Die Kollegen rätseln, wie sie an die Informationen herankommen können. Telefonisch möchte man Sie nicht stören; schließlich befinden Sie sich im Urlaub. Oder man hat versucht Sie zu erreichen, aber zum Beispiel aufgrund der Zeitverschiebung leider ohne Erfolg.

Nun stellt sich im Büro die Frage: Wer darf auf Ihr E-Mailpostfach zugreifen? 

Und was muss hierbei beachtet werden? Eventuell befinden sich ja private Nachrichten in Ihrem Postfach, oder dienstliche Nachrichten mit Inhalten, die nicht unbedingt jedem Kollegen etwas angehen. Plötzlich stehen die Kollegen und der Chef vor datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Herausforderungen. Denn der Zugriff auf E-Mails von abwesenden Mitarbeitern stellt grundsätzlich zunächst einmal einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des betroffenen Kollegen dar.

Welche datenschutz- und arbeitsrechtlichen Hürden ganz grundsätzlich beim Zugriff auf E-Mailaccounts von abwesenden Mitarbeitern bestehen, wie ein Zugriff auf deren Mails dennoch durchgeführt werden kann, welche Rolle etwaige Regelungen zur Privatnutzung spielen und worauf hierbei besonders zu achten ist, haben wir Ihnen in unserem Artikel "Zugriff auf E-Mails von Kollegen in deren Abwesenheit" einmal zusammengestellt.

Eine ordentliche Abwesenheitsnotiz sorgt dafür, dass oben beschriebenes Szenario während Ihrer Abwesenheit gar nicht erst auftritt.

2. Vorteile einer "richtigen" Abwesenheitsnotiz

Die Vorteile einer guten - um nicht zu sagen "richtigen" - Abwesenheitsnotiz sind:

● Der Absender einer E-Mail an einen abwesenden Mitarbeiter wird informiert, wann er mit einer Bearbeitung seiner E-Mail rechnen kann.

● Für eilige E-Mails kann ein Vertretungskontakt angegeben werden, so dass eine zeitnahe Bearbeitung gewährleistet wird.

● Eine organisierte Vertreterregelung sorgt für einen erlaubten Zugriff auf wichtige Informationen, die beim Abwesenden bzw. in dessen E-Mail-Postfach vermutet werden.

 ● Datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Haftungsfallen werden präventiv vermieden.

Eine gute Abwesenheitsnotiz sorgt dafür, dass Klarheit bzgl. der E-Mails herrscht, die während Ihrer Abwesenheit Ihr Postfach erreichen und dringende Anfragen in dieser Zeit nicht unerledigt bleiben. Werden aber während Ihrer Abwesenheit Informationen aus Ihrem E-Mailpostfach benötigt, die dort bereits vor Ihrer Abwesenheit eingetroffen sind, hilft auch eine Abwesenheitsnotiz nicht weiter.

Für diese Fälle ist eine ordentlich geregelte Vertreterregelung im Unternehmen unerlässlich. Dadurch wird unmissverständlich bestimmt, wer unter welchen Voraussetzungen auf das Postfach eines abwesenden Mitarbeiters zugreifen darf.

3. Abwesenheitsnotiz: Tipps & Best Practice

Was gehört in eine Abwesenheitsnotiz hinein und was nicht? 

  • Wiedererreichbarkeit: Geben Sie an, wann Sie dienstlich wieder im Einsatz sein werden. So vermeiden Sie, dass der Absender während Ihrer Abwesenheit vergeblich auf eine Reaktion wartet. Beispiel: Ich bin vom 01.09.2019 bis einschließlich 14.09.2019 nicht im Büro. / Ich bin vom 01.09.2019 bis einschließlich 14.09.2019 abwesend. 
  • Zugriff auf Ihre E-Mails: Geben Sie an, was während Ihrer Abwesenheit mit eingehenden E-Mails geschieht. Beispielsweise, dass Sie während der Abwesenheit keinen Zugriff auf Ihr E-Mailpostfach oder dass Sie nur eingeschränkten Zugriff auf Ihr E-Mailpostfach haben. Beispiel: Während dieser Zeit habe ich keinen / nur eingeschränkten unregelmäßigen Zugriff auf meine E-Mails. 
  • Weiterleitung: Informieren Sie darüber, dass eine bzw. dass keine automatische Weiterleitung eingehender Mails an Kollegen stattfindet. Beispiel: Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet. / Ihre E-Mails werden automatisch an meine*n Kollegen*in Frau/Herrn XY weitergeleitet. 
  • Dringende Angelegenheiten: Die Abwesenheitsnotiz sollte eine Option für dringende Fälle vorhalten, etwa, dass man sich während Ihrer Abwesenheit an eine*n Kollegen*in oder an die Zentrale, an den Empfang oder an den Vorgesetzten wenden kann. Die entsprechenden Kontaktdaten sollten dann natürlich nicht fehlen. Beispiel: In dringenden Fällen steht Ihnen meine Kollegin XY unter der Telefonnummer 01234/56789-0 sowie per E-Mail an kollegin@firma-xy.de zur Verfügung. / In dringenden Fällen hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht auf meiner Mailbox unter der Telefonnummer 01234/567899. 
Abwesenheitsnotiz-Tipps und Best Practices
  • Abwesenheit aufgrund von Krankheit: Auch bei krankhaft bedingter Abwesenheit empfiehlt es sich - sofern möglich - zeitnah eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Eventuell ist eine automatisierte Weiterleitung eingehender E-Mails an eine*n Kollegen*in sinnvoll. Idealerweise informiert die eingerichtete Abwesenheitsnotiz den Absender über die Weiterleitung. 
  • Das gehört nicht hinein: Im Sinne des Datenschutzes, aber auch im Sinne des Schutzes Ihrer eigenen Persönlichkeitsrechte, sollte eine Abwesenheitsnotiz so wenige (persönliche) Informationen wie möglich beinhalten (Stichwort: Datensparsamkeit). Ob Sie krankheitsbedingt abwesend sind, in Elternzeit, im Luxusurlaub, auf Weltreise oder ein Golftournier spielen, sind Informationen, die Ihr Privatleben betreffen und sollten daher nicht in der Abwesenheitsnotiz auftauchen. Denken Sie auch daran, dass zu viele Informationen in der Abwesenheitsnotiz von Kriminellen oder Spam-Versendern möglicherweise missbräuchlich verwendet werden könnten.
  • Technische Einstellungen: Unter Umständen gibt es E-Mailabsender, denen Sie keine Abwesenheitsnotiz zusenden wollen. Dies könnten beispielsweise Newsletter-Absender sein, Spam-Versender oder Kriminelle, die die Informationen aus einer Abwesenheitsnotiz missbräuchlich verwenden, etwa um beim Abwesenden auszunutzen, dass er sich im Urlaub befindet und sein Haus deshalb unbewohnt ist, oder um im Rahmen des sogenannten Social Engineering gezielte Angriffe auf das Unternehmen einzuleiten.

    Die meisten E-Mailsysteme, so auch das wohl am meist verbreitete Microsoft Outlook, verfügen über Einstellungen zur Selektion und Überprüfung eingehender E-Mails. In den Einstellungen gibt es Möglichkeiten, um eingehende E-Mails automatisch zunächst zu filtern und abzugleichen und sodann anhand der Selektion die Abwesenheitsnotiz nur an bestimmte Personen und Personengruppen automatisiert zu versenden.
    Wenn Sie sich bei den technischen Einstellungen unsicher sind, könnte ein Mitarbeiter Ihrer IT-Abteilung sicherlich Unterstützung bieten. Die richtigen technischen Einstellungen sorgen auch dafür, das Aufkommen an Spam-Nachrichten in Ihrem Postfach nachhaltig zu minimieren.
E-Mails-in-Abwesenheit
  • Eine E-Mailsignatur ist bei nach außen gerichteten E-Mails an Empfänger, mit denen Sie bisher noch keinen Kontakt hatten, Pflicht. Da Sie in aller Regel nicht ausschließen können, dass auch E-Mails von Firmenfremden, mit denen Sie noch keinen Kontakt hatten, Ihr Postfach erreichen werden, empfiehlt es sich, auch bei einer Abwesenheitsnotiz vorsorglich die E-Mailsignatur einzufügen. 
  • Sprache: Ob Sie Ihre Abwesenheitsnotiz neben Deutsch auch in weiteren Sprachen formulieren, ist grundsätzlich eine Geschmacksfrage. Haben Sie regelmäßigen E-Mailkontakt mit fremdsprachigen Personen, empfiehlt sich schon aus Gründen der Höflichkeit und des professionellen Auftretens, zumindest eine englische Version zu ergänzen. Dient Ihre E-Mailadresse hingegen dem gezielten Kontakt mit fremdsprachigen Personen, etwa weil Sie Ansprechpartner für Supportfragen ausländischer Kunden sind, sollte die Abwesenheitsnotiz auch in der Sprache der Zielgruppe/n formuliert sein. 
  • Das Wording: Unabhängig von formellen Aspekten einer Abwesenheitsnotiz, bestimmt natürlich auch hierbei der Ton die Musik. Ob Sie der Abwesenheitsnotiz beispielsweise eine persönliche Note geben, welche Anrede Sie wählen und für welche Grußformel Sie sich dabei entscheiden, hängt sicherlich von der individuellen Unternehmensphilosophie und dem gewünschten Auftreten ab. 
  • Abwesenheitsnotizen für interne Kollegen: In den meisten E-Mailsystemen lassen sich für Abwesenheitsnotizen an Interne und an Externe unterschiedliche Einstellungen vornehmen und unterschiedliche Texte erstellen. Grundsätzlich gilt bei Abwesenheitsnotizen für interne Kollegen dasselbe, wie für die allgemeine Abwesenheitsnotiz. Sie können jedoch auf die Signatur verzichten und werden in der Regel einen persönlicheren Ton einfließen lassen können. Gehen Sie aber auch hierbei sparsam mit persönlichen Informationen um, insbesondere zum Grund Ihrer Abwesenheit.

4. Vorlage/ Beispiel einer Abwesenheitsnotiz

Wie könnte eine Abwesenheitsnotiz aussehen? 
Hier ein Beispiel einer unpersönlichen, eher formellen Abwesenheitsnachricht:

Abwesenheitsnotiz-vorlage

Sehr geehrte Damen und Herren / Sehr geehrter Absender, 

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 01.09.2019 bis einschließlich 14.09.2019 nicht erreichbar und habe keinen Zugriff auf mein E-Mailpostfach. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet und erst nach meiner Rückkehr bearbeitet werden. / Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. Ich bin ab dem 15.09.2019 gerne wieder für Sie da.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Herrn XY von der Abteilung YX. Sie erreichen Herrn XY unter der Telefonnummer 01234/56789-0 sowie per E-Mail an kollege@firma-xy.de 

Mit freundlichen Grüßen 
Name 

Signatur

Über den Autor

Markus Weuthen

Markus Weuthen