Weihnachtsgrüße DS-GVO-konform verschicken

Weihnachtsgrüße DS-GVO-konform verschicken

Datum: 14.11.2019

Die Weihnachtszeit steht bevor und viele Unternehmen werden auch dieses Jahr wieder Weihnachtsgrüße verschicken. Doch seit Einführung der DS-GVO im Mai 2018 gilt es einige Dinge zu beachten. Deshalb geben wir Ihnen nun einen kurzen Überblick darüber, an wen Sie Weihnachtsgrüße verschicken dürfen und wie Sie das "Weihnachtsgrüße-Projekt" rechtssicher umsetzen können.

An wen dürfen Weihnachtsgrüße versendet werden?

Der Versand von Grußkarten wird in verschiedenen Gesetzen geregelt, nicht nur in der DS-GVO. Außerdem macht es einen Unterschied, ob die Karte online verschickt wird oder ob Sie die Grüße postalisch zustellen lassen.

Weihnachtsgrüße per Mail

Weihnachtsgrüße per Mail

Wollen Sie Ihre Weihnachtsgrüße per E-Mail oder Social Media verschicken, so gelten hier strengere Regeln als bei gedruckten Karten. Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, sollten Sie nur Kunden anschreiben, deren E-Mail-Adresse Sie im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben (vgl. § 7 Abs. 3 UWG) oder die Adressen derjenigen Kunden, die zuvor schon in den Erhalt von Direktwerbung eingewilligt haben. 

Weihnachtsgrüße per Mail

Wollen Sie Ihre Weihnachtsgrüße per E-Mail oder Social Media verschicken, so gelten hier strengere Regeln als bei gedruckten Karten. Um nicht gegen das Wettbewerbsrecht zu verstoßen, sollten Sie nur Kunden anschreiben, deren E-Mail-Adresse Sie im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben (vgl. § 7 Abs. 3 UWG) oder die Adressen derjenigen Kunden, die zuvor schon in den Erhalt von Direktwerbung eingewilligt haben.

Nutzen Sie für den E-Mail-Versand einen Dienstleister, müssen Sie hier entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge abschließen und z.B. in Ihrer Datenschutzerklärung darauf hinweisen. Falls Sie die E-Mails selbst verschicken möchten, achten Sie unbedingt darauf, keinen offenen Verteiler zu benutzen.

Wie ist die Thematik in der DS-GVO geregelt?

Grundsätzlich kann der Grußkarten-Versand auf zwei verschiedene Rechtsgrundlagen gestützt werden.

1.

Sie können von jedem Empfänger Ihrer Grußkarten die schriftliche Einwilligung einholen. Diese Vorgehensweise ist mitunter sehr zeit- und kostspielig und kann beim Kunden unter Umständen einen unprofessionellen Eindruck hinterlassen.

2.

Ist der Empfänger des Grußes bereits Kunde Ihres Unternehmens, können Sie u.U. mit dem sogenannten überwiegendem berechtigten Interesse nach Art 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO argumentieren. Das ist z.B. dann der Fall, wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen bei Ihren Kunden bewerben möchten. Dabei müssen Sie nicht zwangsweise Werbebotschaften in die Grußkarte einbinden, da die Karte selbst schon als Werbung angesehen wird. Im Zuge dessen können auch Interessenten eine Weihnachtskarte von Ihnen erhalten, wenn diese Ihnen ihre Anschrift mitgeteilt, und bisher nicht von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht haben.

​​​​Was es sonst noch zu beachten gibt

Der Empfänger muss von Ihnen über seine Rechte aufgeklärt werden. Falls Sie das zuvor noch nicht gemacht haben, muss das spätestens mit dem Erhalt der Weihnachtsgrüße geschehen. Natürlich möchten Sie keine 5-seitige E-Mail mit allerlei juristischen Texten verschicken, daher empfehlen wir die sog. Link-Lösung. Bei diesem Verfahren stellen Sie alle relevanten Informationen auf Ihrer Website bereit (z.B. in Ihrer Datenschutzerklärung, s.o.). Dann müssen Sie fortan nur noch den Link zur Datenschutzerklärung auf der Webseite zur Verfügung stellen und nicht die ausformulierten Texte.

Fazit

Die Hürden bei der Versendung von Weihnachtsgrüßen liegen sowohl im Wettbewerbsrecht als auch in der DS-GVO. Wenn Sie aber die oben genannten Punkte beachten, so können Sie Ihren Kunden auch dieses Jahr eine Freude bereiten.

Über den Autor

Daniel Lüttgens

Daniel Lüttgens